Privatlivspolitik – N.O. Jensen

Dataansvarlig
N.O. Jensen A/S
Hattemagervej 16, 9000 Aalborg
Tlf. 96316666
E-mail: no@no-jensen.dk

Hos N.O. Jensen er vi dedikerede til at beskytte de personoplysninger, du afgiver til os. I denne privatlivspolitik kan du blandt andet læse om hvilke oplysninger vi indsamler, hvad vi bruger oplysningerne til, hvordan vi beskytter dem og hvilke rettigheder du er tillagt som følge af vores behandling.

I hvilke situationer indsamler og behandler vi dine personoplysninger?
1) Når du vil prøvekøre en af vores biler.
2) Når du anmoder om tilbud på køb af en bil.
3) Når vi foretager salg af en bil til dig.
4) Når vi udarbejder tilbud på forsikring, finansiering og/eller leasing af biler.
5) Når vi udfører servicering og værkstedsydelser.
6) Når der foretages videoovervågning på vores adresse.
7) Når vi afsender nyhedsbreve.
8) Når du tilmeldes vores kundeklub ”Bilklub Nord”.
9) Når du besøger vores hjemmeside og cookies placeres på din enhed.
10) Når du kontakter os med spørgsmål, reklamation eller andet.

Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilke formål og med hvilken lovhjemmel?

Prøvekørsel: Når du foretager en prøvekørsel hos os, vil dit kørekort blive scannet ind i en app, som automatisk kan indhente almindelige personoplysninger som dit navn, adresse og CPR-nummer for at udarbejde et prøvekørselsdokument som du vil blive bedt om at underskrive. Dine informationer indhentes og anvendes for at vi kan udarbejde dokumentet, som indeholder retningslinjerne for prøvekørslen og for at vi kan dokumentere ansvar samt forebygge tyveri og misbrug. Derudover må vi i medfør af færdselslovens § 65, stk. 2, udelukkende overlade føringen af en bil til personer, som lovligt kan føre køretøjet og derfor skal vi verificere og dokumentere at du har et kørekort.

Lovhjemmel til behandling af dine almindelige personoplysninger som navn, adresse, e-mail mv. udgøres af GDPR art. 6(1)(f) eftersom vi har en legitim interesse i at du underlægges retningslinjer for prøvekørsel i et af vores køretøjer inden prøvekørslen foretages. Lovhjemmel til behandling af CPR-nummer udgøres af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. færdselslovens § 65, stk. 2. Behandling af CPR-nummer kan også være relevant i forbindelse med juridiske tvister og andet. I så fald vil hjemmel til behandling bero på GDPR art. 9(2)(f), jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4 og § 7, stk. 1.

Tilbud på bilkøb: Når du anmoder om et tilbud på en bil, behandler vi almindelige personoplysninger som navn, kontaktoplysninger og eventuelt oplysninger om dine præferencer og behov i relation til bilens specifikationer. Formålet er at kunne udarbejde og sende dig et konkret tilbud på den ønskede bil. Retsgrundlaget for denne behandling er GDPR art. 6(1)(b), da behandlingen er nødvendig for at gennemføre foranstaltninger forud for en eventuel indgåelse af en købsaftale.

Salg af biler: Når du ønsker at købe en bil hos os, indsamler og behandler vi en række almindelige personoplysninger, herunder dit navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt dit CPR-nummer. Disse oplysninger anvendes for at kunne udarbejde en købsaftale, registrere bilen i dit navn via Motorregistret (DMR) og gennemføre den nødvendige administrative og økonomiske sagsbehandling. Oplysningerne anvendes også til efterfølgende dokumentation af ejerskab, garantiforhold, tilbagekaldelser, værkstedsindkaldelser og andre serviceydelser relateret til ejerskab af køretøjet.

Den lovhjemmel, vi anvender til behandlingen af dine almindelige personoplysninger, udgør GDPR art. 6(1)(b) eftersom behandlingen er nødvendig for at opfylde købsaftalen eller for at træffe foranstaltninger forud for indgåelse af aftalen. Hvis du vælger at finansiere eller lease bilen, eller hvis du ønsker et forsikringstilbud, er det nødvendigt at videregive dine personoplysninger, herunder dit CPR-nummer, til relevante samarbejdspartnere for at aftalen kan gennemføres. Lovhjemmel til videregivelse af dit CPR-nummer udgøres her af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3, eftersom videregivelsen er et naturligt led i den normale drift hos en bilforhandler som os, og videregivelsen er af afgørende betydning for at tredjeparter kan sikre en entydig identifikation af dig.

Vi er forpligtede til at foretage registrering hos Motorregistret (DMR) i medfør af Registreringsbekendtgørelsen § 3, stk. 1, nr. 1. Hjemmel til behandling af dine personoplysninger til at gøre netop det, er derfor GDPR art. 6(1)(c).

Forsikring, finansiering og leasing: Ved udarbejdelse af tilbud til forsikring, finansiering og/eller leasing behandler vi almindelige personoplysninger som navn, kontaktoplysninger, CPR-nummer og økonomiske informationer, som deles med finansierings- og leasingselskaber samt forsikringsselskaber. Dette sker i praksis ved at vores IT-system integrerer med deres finansieringsportaler.

Formålet er at kunne give dig relevante tilbud og facilitere det ønskede køb. Som nævnt ovenfor under ”salg af biler” udgør retsgrundlaget til videregivelse af dit CPR-nummer databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3, mens videregivelsen af øvrige oplysninger beror på GDPR art. 6(1)(b) fordi videregivelsen er nødvendig for at vi kan træffe foranstaltninger forud for indgåelse af aftalen.

Servicering og værkstedsydelser: Når du indleverer din bil til service, eftersyn eller reparation hos os, behandler vi dine almindelige personoplysninger som dit navn, kontaktoplysninger samt bilens registreringsnummer, stelnummer og mærke. Vi registrerer også oplysninger om bilens servicehistorik og tekniske tilstand, herunder hvilke ydelser der er udført, samt eventuelle bemærkninger om fejl og mangler.

Hvis bilen er leaset, behandler vi desuden oplysninger om ejer, bruger og betaler, hvilket typisk vil være et leasingselskab, som vi koordinerer serviceopgaven med. Behandlingen sker for at vi kan identificere dig og dit køretøj korrekt, udføre den ønskede værkstedsydelse og dokumentere den tekniske behandling bilen har gennemgået. Derudover anvendes oplysningerne til fakturering, reklamationshåndtering og garantisager.

Lovhjemmel til behandlingen af dine almindelige personoplysninger og køretøjsdata udgøres af GDPR art. 6(1)(b), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan opfylde aftalen om servicering, som du har indgået med os.

Videoovervågning: Ved fysisk besøg på vores adresse kan du blive optaget af vores videoovervågning. I den forbindelse indsamles almindelige personoplysninger i form af billed- og videooptagelser, hvor du kan fremgå identificerbart. Formålet er at forhindre og opklare kriminalitet, beskytte medarbejdere og ejendom, samt opretholde sikkerhed. Optagelser slettes automatisk efter 30 dage og tilgås udelukkende af medarbejdere eller myndigheder hvis der er et konkret behov herfor. Retsgrundlaget er GDPR art. 6(1)(f).

Nyhedsbreve: Vi indsamler navn og e-mailadresse, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev. Formålet er at sende dig nyheder, tilbud, produktinformation og events. Behandlingen sker alene med dit samtykke, som du kan trække tilbage når som helst i bunden af hver e-mail. Retsgrundlaget for behandlingen udgør således GDPR art. 6(1)(a).

Kundeklubben ’Bilklub Nord’: Ved tilmelding til vores kundeklub ’Bilklub Nord’ indsamler og behandler vi almindelige oplysninger som navn, e-mail og biloplysninger. Formålet er at administrere dit medlemskab, udsende fordele og nyheder, samt sikre en god kundeoplevelse. Retsgrundlaget er GDPR art. 6(1)(b).

Tracking via hjemmeside: Vi indsamler oplysninger om din IP-adresse, enhedstype, browser, besøgte sider og interaktioner via cookies og øvrige tracking-teknologier som eksempelvis web beacons. Formålet er at analysere brugen af hjemmesiden, forbedre funktionalitet og levere målrettet markedsføring. Behandlingen af analytiske og markedsføringscookies sker kun med dit samtykke, jf. GDPR art. 6(1)(a). Nødvendige cookies behandles efter GDPR art. 6(1)(f) i de tilfælde hvor behandling af personoplysninger er nødvendig for at kunne placere og anvende de pågældende cookies.

Du kan læse mere herom i vores cookiepolitik, som du finder ved at åbne cookiebanneret på vores hjemmeside.

Generelle spørgsmål og henvendelser: Når du kontakter os med spørgsmål, reklamation eller andet behandler vi dine almindelige personoplysninger som navn, e-mail, telefonnummer og indholdet af din henvendelse. Formålet er at kunne svare på din forespørgsel og dokumentere forløbet. Hvis henvendelsen vedrører en kontrakt, behandles dataene efter GDPR art. 6(1)(b). Ved generelle henvendelser behandles oplysningerne med hjemmel i GDPR art. 6(1)(f) fordi vi har en legitim interesse i at kunne assistere med din henvendelse.

Hvilke tredjeparter giver vi oplysninger videre til?

Vi benytter eksterne tredjeparter til at levere en række IT-systemer som fx email-systemer, marketing-systemer, systemer til at holde styr på kundedata samt driften af vores hjemmeside. Hvis du har givet samtykke til vores brug af marketing/analytiske cookies, kan vi dele data om dine interaktioner på vores hjemmeside med eksempelvis sociale medier.

Derudover kan det være nødvendigt for os at dele oplysninger med andre eksterne parter som rådgivere, revisorer og offentlige myndigheder som fx SKAT. Vi kan desuden anvende eksterne konsulenter og/eller indgå kontrakt med virksomheder, som assisterer med fx IT-support, konkret rådgivning, hosting mv.

I forbindelse med køb af bil, leasingaftaler eller skadebehandling videregives oplysninger til samarbejdende selskaber med henblik på tilbudsgivning, oprettelse af forsikring eller behandling af skader.

I det omfang du anmoder om finansiering eller leasing, deler vi dine oplysninger med relevante selskaber, så de kan foretage kreditvurdering og oprette en aftale. En række af de tredjeparter vi anvender, udgør databehandlere i overensstemmelse med GDPR art. 4(8). Vi har derfor indgået databehandleraftaler med dem, og sørger på den måde for, at dine personoplysninger behandles sikkert, ordentligt og i overensstemmelse med lovgivningen. Hvis en tredjepart ikke udgør en databehandler, men får adgang til dine persondata – eksempelvis i forbindelse med en konsulentopgave – vil vi altid sørge for at den pågældende har forpligtet sig kontraktuelt til fortrolighed.

I tilfælde af, at en databehandler kan overføre dine personoplysninger til et tredjeland, er der passende garantier på plads, som sikrer beskyttelse af dine oplysninger. Garantierne vil her typisk bestå i, at databehandleren har forpligtet sig til at overholde EU’s Standardkontraktbestemmelser, jf. GDPR art. 46(2)(c). Alternativt vil overførslerne ske til steder og selskaber, som ifølge EU-Kommissionen betragtes som sikre, jf. GDPR art. 45.

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi sørger generelt for at slette dine oplysninger, når vi ikke længere har et formål med at opbevare dem. Oplysninger relateret til vores kundeforhold slettes efter indeværende +5 år da opbevaring i dette tidsrum er påkrævet efter bogføringsloven. Undtagelsen hertil er, at oplysningerne kan opbevares i en længere tidsperiode hvis der opstår en tvist eller lign. som gør det nødvendigt for os at opbevare oplysningerne. I et sådant tilfælde vil opbevaringsperioden bero på et konkret skøn, men vil tage udgangspunkt i forældelseslovens bestemmelser.

De oplysninger, der indsamles via cookies når du besøger vores hjemmeside, opbevares i den tidsperiode, der fremgår af vores cookie-politik.

Hvis du har skrevet dig op til vores nyhedsbrev, opbevarer vi dit navn og din e-mailadresse indtil du framelder dig nyhedsbrevet. Dette kan du som nævnt gøre ved linket i bunden af hvert nyhedsbrev.

Oplysninger fra vores videoovervågning slettes automatisk efter 30 dage. Det er desuden sikret, at optagelserne udelukkende kan tilgås af personer, der har et arbejdsbetinget behov for at tilgå, og på tidspunkter hvor det er strengt nødvendigt med tilgang til optagelserne.

Du har ret til:
• At få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• At anmode om sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig.
• At kræve berigtigelse af de personoplysninger, vi behandler om dig.
• At gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
• At anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses.
• At modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Du kan klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Deres kontaktoplysninger er:
Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 København
Mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: +45 33193200